O Guia tem o propósito de orientar promotores nos Estados Unidos na tomada de decisão no que se refere à avaliação do programa de compliance de empresas sujeitas à investigação por envolvimento em infrações penais.
Nesta última atualização, o DOJ buscou ressaltar a ideia de que os programas corporativos de compliance devem ser dinâmicos e aprimorados constantemente com base em falhas e violações identificadas ao longo de sua vigência. Além disso, de acordo com o sub-Procurador Geral da divisão criminal do DOJ, Brian Benczkowski, o Guia reflete o conhecimento angariado no último ano pelo próprio DOJ, bem como feedbacks recebidos de profissionais de Compliance.
Confira abaixo as principais alterações, que foram comentadas e “tropicalizadas” pela área de Compliance & Investigações do KLA:
Avaliação de Riscos: O Guia deu maior ênfase à necessidade de se realizar este procedimento de modo sazonal. Foi objeto de maior destaque também o fato de que as empresas devem considerar os resultados do levantamento de riscos para um aprimoramento contínuo, com posterior atualização de controles, políticas e procedimentos internos. A análise de riscos deve ser igualmente objeto de atualização, de forma que seu escopo seja revisado e adequado, considerando o aprendizado com suas próprias falhas ou com falhas de parceiros da mesma indústria ou região.
Políticas e Procedimentos: Os subtópicos “Design” e “Accessibility” foram aprimorados nesta nova versão do Guia. Ambas modificações reforçam entendimentos já existentes. Em “Design”, o Guia ressaltou a necessidade de manter atualizados Políticas e Procedimentos em vigência. No segundo, “Accessibility”, acrescentou duas questões que demonstram a preocupação do DOJ com a acessibilidade, ou seja, mais transparência e rápido acesso – especialmente de colaboradores – aos documentos internos.
Treinamentos e Comunicação: A fim de aprimorar a transparência entre organizações, colaboradores e terceiros, o Guia reforçou a necessidade de as empresas desenvolverem meios que permitam uma comunicação mais assertiva. É de extrema importância que colaboradores e terceiros possam tirar suas dúvidas sobre o programa de compliance durante os treinamentos, sejam presenciais ou telepresenciais. Além disso, destacou-se a necessidade de desenvolver metodologias que permitam verificar a compreensão e aderência dos temas explorados em seus treinamentos.
Canal de Denúncias Confidencial e Procedimento de Investigação de Desvios de Conduta: No que tange aos canais de denúncias, o Guia trouxe a recomendação de que sejam divulgados não apenas a funcionários, mas, também, a terceiros. Além disso, o Guia recomenda o monitoramento dos canais de denúncias por meio de testes de adesão, confiabilidade e eficiência.
Gestão de Terceiros: Ao tratar sobre a gestão de terceiros, o Guia enfatizou a importância de não só fazer due diligence sobre determinado terceiro previamente à sua contratação, mas, também, de atualizá-la periodicamente, a fim de garantir que aquele terceiro permaneça em linha com os valores e princípios da contratante. Além disso, como novidade, o Guia abordou a necessidade de se olhar também para os sócios do terceiro, com o objetivo de melhor compreender uma possível interação com agentes públicos.
Due Diligence de Compliance em Fusões e Aquisições: A respeito das questões inerentes ao M&A Due Diligence, o Guia se preocupou em destacar a relevância de que a empresa adquirente tenha absoluto entendimento sobre a estrutura de compliance da empresa adquirida, possibilitando, assim, que a adquirente coloque em prática um processo oportuno e ordenado de integração de ambos programas de compliance e controles internos.
Autonomia e Recursos da Função de Compliance: Em relação ao trecho que versa sobre a autonomia e recursos essenciais para o exercício da função de Compliance, o Guia inseriu questionamento sobre a maneira como o programa de compliance foi implementado. Ainda, o DOJ destacou a importância da realização de investimentos em aperfeiçoamento e desenvolvimento da área de compliance.
Melhoria Contínua, Testes Periódicos e Revisão do Programa de Integridade: O Guia acrescentou uma questão neste tópico, a fim de incentivar as empresas a adaptarem e/ou revisarem os seus programas de compliance com base em experiências pretéritas ou experiências de empresas que possuem riscos similares. A maturidade de um programa de compliance depende, também, de como a empresa enfrentou as experiências passadas.
Com base na experiência e no pioneirismo de sua prática, a equipe de Compliance & Investigações do KLA analisou a nova versão do Guia, resumiu as principais mudanças e atualizou sua Cartilha com comentários que visam à “tropicalização” do Guia do DOJ para a realidade brasileira. Para acessar o conteúdo completo da Cartilha clique no link.
